Kaizen: Je tahle metoda pro vás?

Dnes si uděláme výlet do Japonska. Nemusíme ale cestovat dvacet hodin, stačí, když budeme pozorně naslouchat manažerům všehomíra. Dřív než řekneme šinkanzen, tedy zhruba v druhé větě, uslyšíme nějaké to buzz slovíčko, které zrovna trendí. A pokud chceme v práci zazářit, pilnou prací to sice také jde, ale základem je používat ty správné termity, jak říkala moje máti. 

Zatímco před časem byl manažerským hitem agil (tedy agilní řízení, někdy vystupující pod pojmem scrum), teď své chvilky na výsluní zažívá kaizen. Kromě samotného slova je také dobré vědět, co teoreticky znamená. Jen tak můžete zažívat veselé chvilky při porovnávání teorie a praxe. A protože agil a kaizen často chodí ruku v ruce, prosvištíme si oba. 

Agilní řízení je elegantní označení procesu, kterým o něco usilujete, ale tak úplně nevíte, co vám z toho vyleze.  Připomíná známou situaci při nakupování: „Já něco chci, ale nevím úplně co, ale až to uvidím, tak to poznám.“ Ano, nemusíte přesně vědět, co má být výsledkem agilního přístupu, kdy se to má realizovat ani za kolik, a přesto se můžete k čemusi uspokojivému dopracovat. Příkladem aktivit, v nichž agilní přístup může být k užitku, je třeba vymýšlení způsobu, jak motivovat zákazníky k získávání dalších zákazníků, nebo navrhování výrobku, který by oslovil cílovku, jež nás zatím míjela.  

Tento přístup, totiž agilní řízení, hodně pracuje s experimentem, prototypováním, s rychlým řešením problémů, s úpravami aktuálního zadání a s dodáváním výsledku po funkčních kouscích. Vyžaduje samozřejmě nasazení celého týmu, který někdo řídí. No, a tam se to většinou zasekne. Pisatelka zažila řadu situací, kdy někdo šermoval agilem, a ve skutečnosti šlo jen o bloudění skupiny zmatených a ve finále rozhádaných lidí v nekonečném množství možností, aniž by někdo pamatoval na požadovaný cíl. Navíc existují oblasti, kde by se měl agil zakázat pod fyzickými tresty – například když pečujete o zákazníky, staráte se o hladký provoz nebo máte přesně definováno, jak má výsledek vypadat. Tedy tam, kde se situace opakují, a vy přesně víte, čeho chcete dosáhnout, kdy a za kolik.   

Kaizen oproti tomu není jen způsob práce, ale filozofie či stav mysli. Ne nadarmo vznikl v zemi vycházejícího slunce a to mnoho let předtím, než západní byznysmeni začali do podnikání vnášet duchovní prvky. Kaizen je slovo prosté, ale s krásným obsahem: kai = změna, zen = dobro. Při žití a práci v kaizenu průběžně věci permanentně zlepšujete, po malých krocích. Máte dlouhodobě na mysli, čeho chcete dosáhnout, a každý den se cíli přiblížíte o milimetr. Chcete dosáhnout co nejvyšší kvality, ta totiž bude logicky následována ziskem. Ukazuje se, že malé postupné změny jsou v důsledku efektivnější než jediná radikální. Znáte to sami: Velká změna je děsivá, mozek ji vyhodnocuje jako potenciální riziko, kterému je třeba se vyhnout. Pokud chceme splnit ambiciózní cíl, je dobré „naporcovat medvěda”, rozložit ho na menší a zvládnutelnější úkoly. Zní to jednoduše, že?  

Metoda kaizen se poprvé objevila v Japonsku po druhé světové válce a jejím využitím se proslavila především automobilka Toyota. Světovou popularitu jí zajistil Masaaki Imai, který v roce 1985 založil Kaizen Institute a o metodě napsal nejednu publikaci. První kniha z roku 1986 nesla titul Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success (Kaizen: Klíč ke konkurenčnímu úspěchu Japonska) a stala se celosvětovým bestsellerem. Dalším hitem pak byla kniha se sympatickým názvem: Gemba Kaizen: Selský rozum, nízkonákladový přístup k managementu (Gemba Kaizen: A Commonsense, Low-cost Approach to Management, 1997). Imaiho pojetí kaizenu dobře dokumentuje jeho citát: „Filozofie kaizenu vychází z přesvědčení, že náš způsob života, ať už pracovní, společenský či rodinný, si zaslouží neustálé zlepšování.“

Masaaki Imai definoval hlavní principy kaizenu, které jsou inspirativní svou přirozeností: 

Shrňme si to: Kaizen není, když zlepšíte náladu kolegům upečením koláče nebo namažete vrzající panty na pracovišti (leda by to zrychlilo expedici nebo odstranilo zbytečné pohyby = kopání do dveří). Kaizen je velmi racionální metoda pro pomalé, ale neustálé zlepšování výkonu. Funguje, ale vyžaduje jasný cíl, trpělivost, vytrvalost, systematičnost a dokonalé sladění všech zúčastněných. Inu, pokud chcete udělat rychlou díru do světa, tohle asi cesta nebude. Ale zase znáte nové slůvko, no ni?